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Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

    • Düsseldorf
  • Business Administration

Jobbeschreibung

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen gleichzeitigen Aufgaben den Überblick und sorgst dafür, dass im Büro alles rund läuft?

Als Office Manager und Assistenz der Geschäftsführung bei Kulturwerke Deutschland bist Du das organisatorische Herz unseres Büros. Du sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos funktioniert, empfängst Bewerber, Partner und Gäste, kümmerst Dich um Posteingang und Schriftverkehr und nimmst der Geschäftsführung den Rücken frei. Du bist die gute Seele im Hintergrund, auf die sich alle verlassen.

Wir suchen eine herzliche, zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die anpackt, mitdenkt und auch in turbulenten Phasen einen kühlen Kopf und ein freundliches Auftreten behält.

Deine Aufgaben

Du organisierst unseren Officebetrieb und unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft. Zu Deinen Aufgaben gehören:

  • Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags

  • Betreuung des Posteingangs, Scannen und Verwalten von Dokumenten

  • Empfang und Betreuung von Bewerbern, Partnern und Gästen

  • Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung

  • Versandt- und Bestelltätigkeiten sowie allgemeine Bürokoordination

  • Unterstützung bei kleineren Projekten und der internen Organisation

Das erwartet Dich bei uns

  • Unbefristete Festanstellung mit fairer Vergütung

  • Tätigkeit mit Sinn: Du ermöglichst Jugendlichen prägende Auslandsjahre

  • Moderner Arbeitsplatz: iMac, höhenverstellbare Schreibtische, durchgängig digitale Tools

  • Klare Strukturen und Teamgeist: eingespielte Abläufe, flache Hierarchien, hilfsbereite Kolleg:innen

  • Eine abwechslungsreiche Rolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung

  • Sicherer Arbeitsplatz in einem stetig wachsenden, zukunftsstarken Bildungsunternehmen

Stellenanforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

  • Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder am Empfang

  • Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

  • Herzliches, professionelles Auftreten im Umgang mit Gästen und Partnern

  • Sicherer Umgang mit digitalen Tools, idealerweise Google Workspace

  • Zuverlässigkeit, Diskretion und Teamgeist

oder