Office- & Teamassistenz (m/w/d)

Du sorgst dafür, dass unser Büro in Düsseldorf jeden Tag läuft.

Als Office- & Teamassistenz (m/w/d) bei Kulturwerke Deutschland bist Du das freundliche Gesicht und die erste Stimme unseres Hauptsitzes. Besucher, Paketboten und Anrufer erreichen zuerst Dich. Du bestellst, was fehlt, nimmst Lieferungen an und gehst ans Telefon, wenn es klingelt. Du planst und verwaltest die Dinge, die ein Büro mit vielen Kolleginnen und Kollegen am Laufen halten.

Kulturwerke Deutschland ist einer der führenden Anbieter für Schüleraustausch, Auslandsjahre und Sprachreisen. Jahr für Jahr ermöglichen wir Jugendlichen eine Zeit im Ausland, die sie ihr Leben lang begleitet. Wir wachsen, auch international, und arbeiten von unserem Hauptsitz in der Schiessstraße 61 in Düsseldorf aus mit Partnern auf der ganzen Welt.

Eingearbeitet wirst Du von unserer Senior Executive Assistant. Sie hat die Aufgaben, die Du übernimmst, bisher selbst gemacht und kennt jeden Handgriff. Weil unser Team international ist, laufen Deine Einarbeitung und die tägliche Zusammenarbeit mit ihr auf Englisch. Mit Lieferanten, Anrufern und den meisten Kolleginnen und Kollegen sprichst Du Deutsch.

Deine Aufgaben

• Du organisierst das Büro: Du bestellst Büromaterial, Getränke und Ausstattung und behältst den Bestand im Blick.

• Du nimmst Lieferungen und Pakete an, prüfst sie und verteilst sie an die richtigen Personen. Falsche oder fehlende Lieferungen klärst Du mit dem Lieferanten.

• Du koordinierst ein- und ausgehende Pakete und Sendungen.

• Du nimmst Anrufe direkt am Hauptstandort an, ergänzend zu unserer Telefonzentrale, und verbindest an die richtige Stelle.

• Du empfängst Besucher und bereitest Räume für Termine vor.

• Du planst, bereitest vor und verwaltest viele verschiedene Themen für das Team. Manches ist schnell erledigt, manches ist eine kleine Organisationsaufgabe über mehrere Wochen.

Das erwartet Dich bei uns

• Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit mit 32.000 bis 36.000 € brutto im Jahr

• Eine gründliche Einarbeitung durch unsere Senior Executive Assistant, die Deine Aufgaben bisher selbst gemacht hat

• Ein Arbeitsplatz mit iMac und höhenverstellbarem Schreibtisch in klimatisierten Räumen

• Ein Team, das sich jede Woche austauscht und auch gemeinsam etwas unternimmt

• Eine Arbeit mit Sinn: Du hilfst mit, dass Jugendliche ihr Auslandsjahr erleben

• Ein wachsendes, internationales Unternehmen mit kurzen Wegen

Weitere Informationen über Deine Karriere bei Kulturwerke Deutschland findest Du hier:

https://kulturwerke-deutschland.de/karriere

Wir freuen uns, Dich persönlich kennenzulernen.

• Du sprichst und schreibst fließend Englisch. Einarbeitung und tägliche Zusammenarbeit laufen auf Englisch. Das ist Pflicht.

• Du sprichst gutes Deutsch, sicher genug für Telefonate mit Eltern, Lieferanten und Kolleginnen und Kollegen. Das ist ebenfalls Pflicht.

• Du hast schon im Büro, am Empfang, in der Assistenz oder in einer ähnlichen Aufgabe gearbeitet. Eine kaufmännische Ausbildung ist gern gesehen.

• Du arbeitest ordentlich und behältst den Überblick, auch wenn gleichzeitig das Telefon klingelt und ein Paket kommt.

• Du gehst freundlich mit Menschen um, am Telefon wie an der Tür.

• Du packst mit an. Kisten tragen und Getränke auffüllen gehören für Dich genauso zum Job wie eine Bestellung planen.

• Du arbeitest in Vollzeit bei uns im Büro in Düsseldorf. Remote ist nicht möglich.